ตอนนี้นี่คือทางออกที่ดีที่สุด ผู้จัดการคุณภาพทุกคนจะนอนหลับสบายดีขึ้นในยามค่ำคืนถ้ารู้ว่ารับส่งเอกสารทั้งหมดถูกควบคุมโดยหุ่นยนต์ โดยปราศจากความรู้สึกและเจตจำนงอื่น ๆ แล้วสิ่งที่ได้รับการเขียนโปรแกรมไว้ในตัวเขา ลองทบทวนข้อดีของการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการรับส่งเอกสาร

 

• การควบคุม – นี่คือสิ่งที่สำคัญที่สุด โดยวิธีนี้คือสิ่งที่ มาตรฐานเป็นข้อมูลเกี่ยวกับดีส่วนใหญ่ของมัน คุณควบคุมอะไร

 

• องค์กร – รับส่งเอกสารทุกประเภท แบบฟอร์มแผนงานแผนผังและแผนภูมิ สิ่งที่คุณกำลังใช้อยู่จะจัดจัดหมวดหมู่บันทึกและพร้อมสำหรับการเรียกดูและใช้งาน

 

• การแจกจ่าย – รับส่งเอกสารที่จะใช้

 

• การปฏิบัติตามกฎระเบียบด้วยกฎระเบียบของคุณ

 

• ข้อมูลการเข้าถึง – ขณะนี้คุณอาจคิดว่าคุณมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลส่วนใหญ่ในองค์กรของคุณ แต่คุณอาจต้องแปลกใจ ด้วยรับส่งเอกสารการควบคุมซอฟต์แวร์การจัดการคุณจะมีข้อมูลที่คุณต้องการอย่างถูกต้องและคุณจะสามารถติดตามกิจกรรมรับส่งเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องเพื่อปรับปรุงคุณภาพความรับผิดชอบและประสิทธิภาพการทำงานซึ่งหมายความว่าข้อมูลทั้งหมดจะสามารถเข้าถึงได้เมื่อ

 

• ตำแหน่ง – ระบบจะจัดการตำแหน่งของรับส่งเอกสารทั้งหมด ไม่มีการแพร่กระจายรับส่งเอกสารไปทั่วทั้งท้องถิ่น

 

• ความปลอดภัย – ซอฟต์แวร์การจัดการรับส่งเอกสารช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับรับส่งเอกสาร ซอฟต์แวร์อิเล็กทรอนิกส์ควบคุมรับส่งเอกสารมักจะใช้ฐานข้อมูลที่มีการรักษาความปลอดภัยและมีการควบคุมการเข้าถึงเพื่อจัดเก็บไฟล์แทนที่จะเป็นฮาร์ดดิสก์ที่จัดเก็บหรือไดเรกทอรีเครือข่าย

 

• พื้นที่จัดเก็บข้อมูล – คุณจะสามารถประหยัดพื้นที่จัดเก็บโดยการลดการออมรับส่งเอกสารหลาย ๆ อย่างดีเรารู้ว่าการเก็บข้อมูลดิจิทัลในปัจจุบันไม่ใช่เรื่องใหญ่ แต่การจัดเก็บข้อมูลทางกายภาพและการเรียกค้นรับส่งเอกสารที่พิมพ์ยากกลายเป็นปัญหามากขึ้นเมื่อการเติบโตขึ้น คุณรู้แล้ว